Arkevia est un coffre-fort numérique créé par Cegedim SRH, une société spécialisée dans le développement et la commercialisation de logiciels et de bases de données. Il a été conçu dans le contexte de la dématérialisation des bulletins de paie initiée en France en 2009. Lisez pour en savoir davantage sur son fonctionnement et ses avantages.
Quels sont les documents que Arkevia permet de conserver ?
Avec Arkevia, plusieurs types de documents peuvent être conservés de manière sécurisée, à la fois pour les employés et les employeurs.
Documents professionnels
Avec ce coffre-fort numérique, il est possible de stocker les bulletins de salaire, les documents fiscaux et sociaux (cotisations sociales, impôts ou déclarations fiscales) ainsi que les documents administratifs produits par TeamsRH. Ces derniers peuvent inclure des contrats de travail, des attestations d’emploi, des relevés de congés, etc.
Documents personnels
Les pièces d’identité, les diplômes et certificats peuvent être conservés sur Aerkevia. Il en est de même des factures ou reçus, attestations de santé, contrats d’assurance. Tout autre document important que l’utilisateur souhaite conserver est recevable.
Pourquoi choisir Arkevia ?
Arkevia est une solution de stockage sécurisé pour les documents professionnels et personnels. Il est idéal pour les salariés et les entreprises.
Sécurisation des documents
En tant que coffre-fort électronique, il permet de stocker des documents sensibles dans un environnement hautement sécurisé. La plateforme repose sur des technologies avancées de cryptage et de sécurisation des données. Elle offre une protection renforcée contre les risques de vol, de perte et d’accès non autorisé. Tous les documents stockés sur ce coffre-fort numérique disposent d’une valeur juridique équivalente à celle des documents papier. Cette fonctionnalité repose sur un système de signature électronique. Ce dernier certifie l’authenticité et l’intégrité des fichiers. Tous les documents sont, par ailleurs, conservés pendant une durée de 50 ans.
Conformité aux normes légales et RGPD
Arkevia répond strictement aux exigences des réglementations légales en matière de gestion des données, notamment la loi sur la dématérialisation des bulletins de paie et les règles strictes du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cela signifie que toutes les informations personnelles stockées dans le coffre-fort sont protégées, tout en étant accessibles de manière sécurisée, même après un départ de l’entreprise.
Accessibilité et praticité
Les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents de manière simple et rapide, à tout moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Cette accessibilité continue 24/7 est particulièrement précieuse pour les salariés qui n’ont plus besoin de se rendre dans les ressources humaines ou de consulter des documents papier. Les notifications par mail à chaque dépôt de nouveaux documents permettent de rester informé en temps réel, ce qui optimise la gestion des documents et évite toute perte d’information.
La plateforme propose également une gestion personnalisée des répertoires, ce qui permet à chaque utilisateur d’organiser ses documents.
Réduction des coûts et des risques avec Arkevia
Pour les employeurs, choisir Arkevia permet de réaliser des économies substantielles, notamment en réduisant les coûts liés à l’impression, à la distribution et à l’archivage des documents papier. Avec l’accès électronique aux documents, l’entreprise réduit aussi les risques de perte de documents et les erreurs humaines associées à une gestion manuelle.
Un service flexible et évolutif
Les employeurs peuvent personnaliser le service en fonction des besoins de leur entreprise. Chaque salarié bénéficie d’un espace de stockage évolutif. La capacité de stockage peut être ajustée. Ce qui fait d’Arkevia une solution scalable, capable de répondre aux défis de gestion documentaire à long terme.
Arkevia, une solution écologique
Ce coffre-fort numérique contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises. En limitant l’utilisation du papier, elle favorise des pratiques plus respectueuses de l’environnement. Le choix de Arkevia s’aligne donc avec les attentes croissantes en matière de responsabilité écologique.
